L’ERP des loueurs d’utilitaires
Kilomètres, carburant, états des lieux. Un seul outil.
Agenda de flotte
Contrôles techniques suivis machine par machine
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Collez notre code sur votre site : chaque demande arrive dans le logiciel, et « Trouver l'engin » lit les contraintes du message.
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Une réserve au retour ouvre un ordre : technicien, pièces, coût, historique daté. Une machine immobilisée ne peut pas être louée sur la période.
Une machine au contrôle échu ne sort pas : comment le logiciel suit et bloque les VGP
Fourgons de 12 ou 20 m³, bennes, frigorifiques, camionnettes électriques : la location de véhicules utilitaires se joue sur des détails qui se chiffrent. Le kilométrage au départ, le niveau de carburant, la rayure qui était déjà là ou pas, le contrôle technique qui tombe la semaine prochaine. Les clients sont des déménageurs, des commerçants, des artisans et des services municipaux, souvent pour un ou deux jours, souvent en urgence après la panne de leur propre véhicule.
Chaque véhicule porte un compteur kilométrique, relevé à l’état des lieux de départ et à celui de retour, avec le niveau de carburant, le nombre de photos prises et les réserves. Le bon de sortie ne s’édite qu’après l’état des lieux de départ : aucun véhicule ne part sans relevé. Les kilomètres parcourus se lisent ainsi sur le bon de retour, location par location ; le devis, lui, suit le barème journalier de la famille.
L’assistant « Quel engin ? » demande le volume et le poids à transporter, la hauteur limite d’un parking ou d’un porche, la largeur de passage d’une ruelle, le besoin d’un hayon élévateur et l’énergie. Tous les véhicules du parc se conduisent avec le permis B ; la hauteur compte pour un parking souterrain, et en zone à faibles émissions seul l’électrique passe à coup sûr. Pour un salon avec du matériel lourd à charger, il retient le fourgon de 20 m³ à hayon ; pour une livraison en hyper-centre, la camionnette électrique.
Le contrôle technique est une obligation légale. Chaque véhicule porte la date du prochain ; le parc la signale en ambre quarante-cinq jours avant et en rouge une fois dépassée, et un véhicule dont le contrôle technique est échu ne sort pas du dépôt : passé le contrat, le logiciel bloque l’état des lieux de sortie et le bon de sortie. L’ordre d’atelier qui prépare la présentation, deux ampoules et des balais d’essuie-glace par exemple, s’ouvre depuis la même fiche.
La caution est fixée par famille, un frigorifique et une camionnette ne demandent pas le même montant, encaissée au contrat et restituée en dernier. Au retour, un joint de porte de caisson arraché sur un frigorifique devient une réserve sur le bon de retour, puis un ordre de réparation en un clic ; à la restitution de la caution, le logiciel propose une retenue chiffrée par cet ordre, montant modifiable. Le logiciel ne calcule pas de franchise d’assurance : si vous en appliquez une, elle relève de vos conditions générales.
L’agenda de flotte montre chaque véhicule sur une ligne et chaque location en barre ; un véhicule déjà retenu refuse la réservation. Des plaquettes de frein usées, c’est un ordre de réparation urgent qui immobilise le véhicule : l’agenda hachure la période et toute location est refusée tant qu’il n’est pas clôturé. Un vérin de hayon à changer entre deux locations peut, lui, laisser le véhicule louable. Chaque ordre porte ses pièces, ses heures au taux de votre atelier et son compte rendu d’intervention.
Un frigorifique en panne chez un primeur, un déménagement avancé d’un jour : les demandes arrivent du formulaire de votre site avec le besoin et la durée, et un clic les transforme en location. L’agenda dit tout de suite quel véhicule est libre, le devis se compose seul à partir du barème de la famille et part à votre en-tête, et l’acompte à la commande se facture à l’accord. Le carnet clients garde les habitués, entreprises et services municipaux, avec leur nombre de locations et leur volume facturé, et les devis restés sans réponse remontent dans les relances avant que le client ne loue ailleurs.
Dans un parc d’utilitaires, deux véhicules de même volume ne rendent pas le même service. Le fourgon de 20 m³ à hayon emporte une palette sans chariot, mais sa charge utile est plus faible que celle du 12 m³ ; le frigorifique garde la chaîne du froid, mais un joint de caisson arraché le rend inutilisable pour un primeur ; la camionnette électrique entre en zone à faibles émissions, mais ne transporte que 6 m³. Chaque famille porte son volume, sa charge, sa hauteur, sa largeur, ses équipements et son énergie, et l’assistant croise ces valeurs avec le besoin du client au lieu de laisser le comptoir se souvenir des fiches techniques.
Le devis se compose à partir du barème dégressif de la famille, premier jour, deuxième jour, jours suivants, et l’acompte à la commande est un pourcentage réglé une fois. Les factures impayées remontent dans les relances. Pour ce qu’il faut relever au retour d’un véhicule, voir notre article sur l’état des lieux en location. Le prix ne dépend pas du nombre d’agents au comptoir : voir les tarifs.
À lire aussi : État des lieux en location de matériel : que relever, photos et litiges
Le client donne une hauteur, une largeur d'accès, un sol, une charge. Le logiciel en déduit le type d'engin qui convient, et dit pourquoi les autres ne conviennent pas.
Familles écartées, raison à l'appui
Des captures de la démonstration, sans retouche. Une location fictive d'utilitaire, suivie d'étape en étape.
Les demandes de votre site arrivent avec le matériel et la durée. Un clic les transforme en location.
Machine et dates choisies, les lignes viennent de votre barème. Le devis part à votre en-tête.
Chaque location affiche son cycle et la prochaine action, avec qui doit la faire : bureau, atelier ou chauffeur.
Une ligne par machine, des barres qu'on déplace à la souris. Une machine déjà retenue, ou dont le contrôle est échu, refuse la location.
Le bon de sortie émis, la main passe au chauffeur affecté : livrer et faire signer le bon.
L'atelier relève l'état au départ et au retour : compteur, carburant, photos, constat, réserve.
Depuis une demande, l'assistant reprend les contraintes du message, garde les familles qui conviennent, écarte les autres en disant pourquoi.
Une réserve au retour devient un ordre de réparation : technicien, pièces, coût. Une machine immobilisée ne peut pas être louée.
Acompte à la commande, solde au retour, caution suivie jusqu'à sa restitution.
Affecté à la location avec son véhicule. Sans chauffeur ni adresse, la livraison ne se valide pas. Il livre, fait signer le bon, puis récupère la machine.
Départs à préparer, retours à contrôler, ordres de réparation suivis jusqu'à la clôture. Les contrôles techniques à refaire bientôt, et ceux échus : la machine ne sort pas.
Un loueur fictif, cinq machines. Déplacez une location dans le planning.
Vos commerciaux, votre atelier et vos chauffeurs sont inclus. Sans engagement.
30 jours d'essai · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Le détail des tarifs, et la comparaison avec les logiciels facturés par utilisateur
Il est saisi à l’état des lieux de départ et à celui de retour, avec le niveau de carburant. Le logiciel ne lit pas le compteur du véhicule à distance.
Pas en tant que telles. Il gère une caution par famille de véhicule et propose au retour une retenue chiffrée par les réparations ; une franchise prévue par vos conditions générales reste à appliquer selon ces conditions.
Non. La location s’arrête au contrat : tant que la date du prochain contrôle est dépassée, le logiciel refuse l’état des lieux de sortie et le bon de sortie.
Oui. L’assistant demande l’énergie souhaitée et, en zone à faibles émissions, retient l’électrique.
L’état des lieux enregistre la date, le kilométrage, le niveau de carburant, le constat, les réserves et le nombre de photos prises au départ et au retour. Les photos elles-mêmes ne sont pas encore hébergées dans le logiciel : elles restent sur l’appareil ou le dossier où vous les rangez, et le compte noté sur l’état des lieux permet de vérifier qu’il n’en manque pas.
Vous ouvrez un ordre de réparation sur le véhicule. Il n’empêche pas de rentrer le véhicule déjà dehors, mais s’il l’immobilise, toute nouvelle location sur la période de réparation est refusée et l’agenda la hachure. Vous voyez aussitôt quels autres véhicules de la même famille sont libres pour dépanner le client.
On ouvre le logiciel sur votre flotte et votre façon de facturer les kilomètres. Pas de présentation.
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