L’ERP des loueurs de matériel agricole
Saison, compteurs, contrats, factures. Un seul outil.
Agenda de flotte
Révisions suivies machine par machine
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Collez notre code sur votre site : chaque demande arrive dans le logiciel, et « Trouver l'engin » lit les contraintes du message.
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Une réserve au retour ouvre un ordre : technicien, pièces, coût, historique daté. Une machine immobilisée ne peut pas être louée sur la période.
Une machine au contrôle échu ne sort pas : comment le logiciel suit et bloque les VGP
Un loueur de matériel agricole ne loue pas en continu : il loue en même temps que tout le monde. Les épandages, la moisson et l’ensilage tombent sur les mêmes semaines pour tous ses clients, GAEC, EARL, CUMA ou communes, et un tracteur en panne chez un client devient une demande pour le lendemain matin. Il faut savoir en un coup d’œil ce qui est libre, ce qui rentre, et ce qui est encore à l’atelier.
L’agenda de flotte montre une ligne par machine, tracteur, télescopique, benne, épandeur, plateau fourrager, et les locations en barres de couleur selon leur étape. Une machine déjà retenue sur la période refuse la réservation et dit par qui elle est prise. Les demandes arrivent avec leurs détails, comme celle d’un GAEC dont le tracteur est en panne et qui en cherche un pour quatre jours d’épandage : on voit tout de suite lequel est disponible.
Un outil tracté doit rester à la portée du tracteur qui le tire. L’assistant « Quel engin ? » compare la puissance que demande l’outil à celle dont dispose le client, ou, dans l’autre sens, choisit le tracteur sur la puissance que réclame son outil. Il tient compte de la hauteur de levage et de la charge pour un télescopique, du volume à transporter pour une benne, et de la largeur du passage, portail de cour ou chemin, pour que la machine arrive jusqu’à la parcelle.
Le tracteur et le télescopique portent un compteur horaire, relevé à l’état des lieux de départ et à celui de retour, avec le carburant et les réserves. Les outils tractés, benne, épandeur, plateau, n’ont pas de compteur et le logiciel ne demande rien pour eux plutôt qu’un relevé inventé. Les heures consommées se lisent ainsi sur le bon de retour, location par location. Le devis, lui, se compose à partir de votre barème dégressif journalier : premier jour, deuxième jour, jours suivants.
Sur la plupart du matériel agricole, la révision périodique n’est pas une obligation légale : c’est la règle de votre atelier. Le logiciel la tient comme une obligation. Chaque machine porte la date de sa prochaine révision, signalée quarante-cinq jours avant ; une machine dont la révision est dépassée ne sort pas : passé le contrat, le logiciel bloque l’état des lieux de sortie. Un télescopique est un appareil de levage : c’est la date de sa VGP que vous y portez, voir la page logiciel VGP.
Une benne rentrée avec un vérin qui fuit en charge, un hérisson aux dents cassées sur un épandeur : l’ordre de réparation peut immobiliser la machine, l’agenda hachure alors la période et refuse toute location dessus jusqu’à la réparation. Un ordre qui n’immobilise pas, une courroie d’alternateur à changer entre deux locations, laisse la machine louable. Chaque ordre porte ses pièces, ses heures au taux de votre atelier et son compte rendu.
Un télescopique ou un tracteur se livre souvent sur porte-engins ou sur plateau. Le bon de sortie ne s’édite qu’avec une adresse de livraison et un chauffeur affecté, et le chauffeur voit ses livraisons et ses reprises, fait signer le bon sur place et déclare la machine rentrée. Le devis porte le transport aller et la reprise au retour, et les accès difficiles, chemin de terre, cour en pente, créneau avant 7 heures, ont leur barème que vous fixez, plutôt qu’un supplément sans nom. L’acompte à la commande est un pourcentage réglé une fois, la facture de solde suit le contrôle de retour, et la caution est rendue en dernier, après relevé du compteur et constat de l’atelier.
Au retour, la réserve notée à l’état des lieux devient un ordre de réparation en un clic, et la retenue proposée sur la caution en découle. Le carnet clients garde chaque exploitation avec son type, professionnel ou collectivité, le nombre de locations et le volume facturé. Et le prix ne monte pas avec les saisonniers : voir les tarifs.
À lire aussi : Comment fixer ses tarifs de location dégressifs
Le client donne une hauteur, une largeur d'accès, un sol, une charge. Le logiciel en déduit le type d'engin qui convient, et dit pourquoi les autres ne conviennent pas.
Familles écartées, raison à l'appui
Des captures de la démonstration, sans retouche. Une location fictive de matériel agricole, suivie d'étape en étape.
Les demandes de votre site arrivent avec le matériel et la durée. Un clic les transforme en location.
Machine et dates choisies, les lignes viennent de votre barème. Le devis part à votre en-tête.
Chaque location affiche son cycle et la prochaine action, avec qui doit la faire : bureau, atelier ou chauffeur.
Une ligne par machine, des barres qu'on déplace à la souris. Une machine déjà retenue, ou dont la révision est échue, refuse la location.
Le bon de sortie émis, la main passe au chauffeur affecté : livrer et faire signer le bon.
L'atelier relève l'état au départ et au retour : compteur, carburant, photos, constat, réserve.
Depuis une demande, l'assistant reprend les contraintes du message, garde les familles qui conviennent, écarte les autres en disant pourquoi.
Une réserve au retour devient un ordre de réparation : technicien, pièces, coût. Une machine immobilisée ne peut pas être louée.
Acompte à la commande, solde au retour, caution suivie jusqu'à sa restitution.
Affecté à la location avec son véhicule. Sans chauffeur ni adresse, la livraison ne se valide pas. Il livre, fait signer le bon, puis récupère la machine.
Départs à préparer, retours à contrôler, ordres de réparation suivis jusqu'à la clôture. Les révisions à refaire bientôt, et celles échues : la machine ne sort pas.
Un loueur fictif, cinq machines. Déplacez une location dans le planning.
Vos commerciaux, votre atelier et vos chauffeurs sont inclus. Sans engagement.
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Le détail des tarifs, et la comparaison avec les logiciels facturés par utilisateur
Sur la plupart des outils tractés, non : c’est une règle d’atelier. Les appareils de levage, comme un télescopique, relèvent en revanche des vérifications générales périodiques lorsqu’ils sont utilisés par des salariés. Le logiciel suit une échéance par machine et bloque la sortie quand elle est dépassée.
Le barème dégressif est journalier, mais une ligne de devis peut être exprimée en heures. Les heures relevées au départ et au retour figurent sur l’état des lieux.
Oui. Le carnet clients distingue les professionnels et les collectivités, et garde pour chacun le nombre de locations et le volume facturé.
L’agenda refuse toute réservation sur une machine déjà retenue ou immobilisée à l’atelier sur la période, et indique pourquoi.
Oui. Le compteur est relevé à l’état des lieux de départ et à celui de retour pour les tracteurs et les télescopiques, avec le carburant et les réserves ; les deux relevés restent attachés à la location.
Oui. Le devis porte le transport aller et la reprise, la livraison demande une adresse et un chauffeur affecté, et le chauffeur fait signer le bon sur place. Les accès difficiles, chemin ou cour en pente, se facturent par un barème que vous fixez.
On ouvre le logiciel sur votre saison et votre façon de facturer les heures. Pas de présentation.
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