L’ERP des loueurs événementiels
Planning, livraisons, cautions, retours. Un seul outil.
Agenda de flotte
Vérifications suivies machine par machine
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Collez notre code sur votre site : chaque demande arrive dans le logiciel, et « Trouver l'engin » lit les contraintes du message.
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Une réserve au retour ouvre un ordre : technicien, pièces, coût, historique daté. Une machine immobilisée ne peut pas être louée sur la période.
Une machine au contrôle échu ne sort pas : comment le logiciel suit et bloque les VGP
Chapiteaux, tentes de réception, mobilier, sonorisation, groupes électrogènes : le loueur événementiel vit au rythme des week-ends et des saisons. Les mariages se concentrent sur quelques mois, les fêtes de village tombent toutes le même samedi, et le même chapiteau ne peut pas être monté à deux endroits. Ses clients sont des mairies, des comités des fêtes, des traiteurs et des domaines de réception ; ils demandent une date, un nombre d’invités et un terrain, rarement une référence de matériel.
L’assistant « Quel engin ? » part de ce que le client sait dire : le nombre de convives assis, la longueur et la largeur de terrain disponibles, le sol, la puissance électrique à fournir. Une structure prend plus de place qu’elle n’en couvre : le logiciel ajoute un mètre de chaque côté pour les haubans ou le lest, et compare le grand côté au grand côté du terrain. Pour un mariage de 90 convives sur une pelouse, il écarte la tente de 60 places et retient le chapiteau de 10 × 20 m, à condition que le terrain fasse au moins 12 × 22 m.
L’agenda montre chaque structure, chaque lot et chaque groupe sur une ligne, les locations en barres que l’on déplace à la souris. Un chapiteau déjà retenu sur ces dates refuse la nouvelle réservation et dit par qui il est pris : la double réservation du samedi de juin ne se découvre plus au moment de charger le camion. Le montage et le démontage se comptent dans la durée de la location et dans les lignes de transport ; ils ne sont pas encore des étapes séparées.
Le bon de sortie ne s’édite qu’avec une adresse de livraison et un chauffeur affecté. Les livraisons de réception ont leurs pièges, et le barème des accès difficiles les écrit sur le devis plutôt que de les avaler : marches ou étage sans ascenseur, portage au-delà de 25 mètres, sol difficile comme une pelouse en pente, créneau contraint avant 7 heures, de nuit ou le dimanche. Chaque ligne a son libellé et son prix, que vous fixez ; le client lit ce qu’il paie.
Une date de mariage se bloque à l’acompte : le pourcentage demandé à la commande est un réglage, la facture d’acompte part à l’accord du client. La caution est fixée par famille, encaissée au contrat et restituée en dernier.
Au retour, l’état des lieux note les réserves : une enceinte qui grésille, un câble XLR arraché. Chaque réserve devient en un clic un ordre de réparation, et à la restitution de la caution le logiciel propose une retenue chiffrée par ces ordres, que vous pouvez corriger. Ce qui doit passer à l’atelier, six tables pliantes au pied tordu, une toile déchirée au démontage, devient un ordre de réparation avec ses pièces et ses heures, qui peut immobiliser le matériel tant qu’il n’est pas réparé.
Rien n’oblige légalement à vérifier une tente entre deux mariages ; c’est votre règle maison, et le logiciel la tient. Chaque matériel porte la date de sa prochaine vérification, signalée quarante-cinq jours avant, et un groupe électrogène dont la vérification est dépassée ne part pas : bougie, filtre à air et essai de charge d’abord.
Les demandes arrivent du formulaire de votre site avec ce que le client a écrit : « mariage de 90 convives en extérieur, du jeudi au dimanche », « fête de la musique sur la place du bourg, sol pavé, prévoir le lest ». Un clic transforme la demande en location ; l’assistant reprend les contraintes du message, garde les structures qui conviennent et écarte les autres en disant pourquoi. Le devis part à votre en-tête, avec l’acompte et la caution écrits noir sur blanc, et les devis restés sans réponse remontent dans les relances avant que le client ne réserve ailleurs. Une mairie et un domaine de réception n’ont pas les mêmes habitudes : le carnet clients les distingue, collectivité ou professionnel, et garde l’historique de leurs locations d’une saison à l’autre.
Pour la saison, le barème dégressif fait le travail : premier jour, deuxième jour, jours suivants. La méthode pour le construire est dans notre article sur les tarifs de location dégressifs.
À lire aussi : Comment fixer ses tarifs de location dégressifs
Le client donne une hauteur, une largeur d'accès, un sol, une charge. Le logiciel en déduit le type d'engin qui convient, et dit pourquoi les autres ne conviennent pas.
Familles écartées, raison à l'appui
Des captures de la démonstration, sans retouche. Une location fictive de chapiteau, suivie d'étape en étape.
Les demandes de votre site arrivent avec le matériel et la durée. Un clic les transforme en location.
Machine et dates choisies, les lignes viennent de votre barème. Le devis part à votre en-tête.
Chaque location affiche son cycle et la prochaine action, avec qui doit la faire : bureau, atelier ou chauffeur.
Une ligne par machine, des barres qu'on déplace à la souris. Une machine déjà retenue, ou dont la vérification est échue, refuse la location.
Le bon de sortie émis, la main passe au chauffeur affecté : livrer et faire signer le bon.
L'atelier relève l'état au départ et au retour : compteur, carburant, photos, constat, réserve.
Depuis une demande, l'assistant reprend les contraintes du message, garde les familles qui conviennent, écarte les autres en disant pourquoi.
Une réserve au retour devient un ordre de réparation : technicien, pièces, coût. Une machine immobilisée ne peut pas être louée.
Acompte à la commande, solde au retour, caution suivie jusqu'à sa restitution.
Affecté à la location avec son véhicule. Sans chauffeur ni adresse, la livraison ne se valide pas. Il livre, fait signer le bon, puis récupère la machine.
Départs à préparer, retours à contrôler, ordres de réparation suivis jusqu'à la clôture. Les vérifications à refaire bientôt, et celles échues : la machine ne sort pas.
Vos commerciaux, votre atelier et vos chauffeurs sont inclus. Sans engagement.
30 jours d'essai · sans carte bancaire · résiliable à tout moment
Le détail des tarifs, et la comparaison avec les logiciels facturés par utilisateur
Pas encore à l’unité. Aujourd’hui, le logiciel suit chaque matériel par article numéroté ou par lot, par exemple un lot de mobilier de 120 couverts. Le stock en quantité et les packs ne sont pas encore disponibles : si c’est le cœur de votre activité, dites-le-nous en rendez-vous.
L’agenda refuse une réservation sur une structure déjà retenue à ces dates et indique quel client l’a réservée et sous quelle référence.
Oui. Le pourcentage d’acompte se règle dans les paramètres ; la facture d’acompte est émise à l’accord du client et le solde après le retour du matériel.
Oui, par un barème que vous fixez : marches, portage au-delà de 25 mètres, sol difficile, créneau de nuit ou du dimanche. Chaque ligne apparaît sur le devis avec son libellé.
La réserve est notée à l’état des lieux de retour et devient en un clic un ordre de réparation, qui peut immobiliser le matériel. À la restitution de la caution, le logiciel propose une retenue chiffrée par cet ordre ; le montant reste modifiable.
À partir de 149 € HT par mois, sans limite d’utilisateurs, saisonniers compris. Voir les tarifs.
On ouvre le logiciel et on le règle sur votre saison, vos tournées et vos retours. Pas de présentation.
Une question avant de réserver ? Écrivez-moi à luca@beepons.com, je vous réponds rapidement.