Verbale nel noleggio di attrezzature : che cosa rilevare, foto e contestazioni

La maggior parte delle contestazioni sulla cauzione si gioca prima ancora che la macchina parta : su ciò che è stato annotato, fotografato e firmato al momento della consegna. Un verbale completo richiede solo qualche minuto in più di uno fatto di fretta. Ecco che cosa rilevare, come fotografare, e come trasformare una riserva alla riconsegna in una trattenuta che il cliente capisce.

A che cosa serve il verbale

Il verbale descrive lo stato della macchina in un dato momento, ed è in contraddittorio : il cliente lo vede e lo firma. Quello di consegna fissa ciò che esisteva prima del noleggio, quello di riconsegna ciò che è cambiato durante. Senza il primo, un graffio constatato alla riconsegna può sempre essere già stato lì, e la discussione si ferma a una parola contro un’altra. Con entrambi, la domanda diventa semplice : che cosa è diverso, e a chi spetta secondo le vostre condizioni generali di noleggio ?

Serve anche all’officina. Le riserve della riconsegna sono l’elenco dei lavori da fare prima della prossima uscita, e il contaore rilevato al rientro alimenta la manutenzione e le scadenze di verifica.

Che cosa rilevare alla consegna

1. L’identificazione : la matricola di parco della macchina, il numero del noleggio, la data e l’ora, il nome di chi consegna la macchina e di chi la riceve.
2. Il contatore, quando la macchina ne ha uno : ore per una piattaforma aerea, un miniescavatore, un trattore o una sega a scoppio ; chilometri per un veicolo commerciale. Nessun dato inventato per un rimorchio o un impianto audio : una casella vuota vale più di un numero falso.
3. Il carburante o la carica : pieno, tre quarti, metà, un quarto, riserva, o carica della batteria per l’elettrico.
4. Lo stato visivo, zona per zona : carrozzeria o cofani, pneumatici o cingoli, vetri, cestello o pianale, tubi flessibili, illuminazione. Annotate ogni difetto già presente con la sua posizione : « scheggiatura di vernice cofano posteriore sinistro » vale più di « qualche graffio ».
5. Il funzionamento e le sicurezze : avviamento, comandi, arresto di emergenza, stabilizzatori, avvisatori, limitatori, frenatura di un rimorchio.
6. Gli accessori : benne, forche, cavi, prolunghe, cinghie, zavorra, libretto, chiavi. Ciò che non è elencato alla consegna non può essere reclamato alla riconsegna.
7. I documenti a bordo : per un apparecchio di sollevamento, il libretto d’uso e i verbali di verifica che il noleggiatore consegna all’utilizzatore, vedi il nostro articolo sugli obblighi del noleggiatore sulle verifiche periodiche ; per un veicolo, il libretto di circolazione e il modulo di constatazione amichevole.
8. La pulizia, se fatturate il lavaggio alla riconsegna : una macchina resa sporca è una contestazione solo se è partita pulita e se è scritto.

Come fotografare

Una foto vale come prova solo se è datata, inquadrata e confrontabile. Poche regole semplici :

• Una vista d’insieme di ogni lato, sempre nello stesso ordine : davanti, lato sinistro, dietro, lato destro. Alla riconsegna, rifate le stesse inquadrature : è il confronto che parla.
• Un primo piano per ogni difetto già presente, con un riferimento visibile per situare la zona.
• Il contatore e l’indicatore in foto, oltre che inseriti a mano.
• La data e l’ora : tenete i file originali, i cui metadati portano la data dello scatto, invece di copie ritoccate o compresse da una app di messaggistica.
• Il numero di foto annotato sul verbale : « 9 foto » scritto e firmato impedisce di contestarne una che poi mancasse.

Da otto a dodici foto bastano per la maggior parte delle macchine. Oltre, nessuno le guarda ; sotto, manca spesso proprio l’angolazione che avrebbe chiuso la questione.

Alla riconsegna : controllare subito, davanti al cliente se possibile

La riconsegna è il momento in cui si ha più fretta, e quello in cui si sbaglia di più. Il riflesso migliore è rifare il verbale con la stessa griglia di quello di consegna, possibilmente davanti al cliente o al suo autista. Se non è possibile — una macchina ritirata in cantiere dal vostro autista — fatelo appena arriva in deposito e scrivetelo nelle vostre condizioni generali : un controllo fatto tre giorni dopo, dopo un altro noleggio, non prova più niente.

Ogni differenza rispetto alla consegna diventa una riserva : che cosa si constata, dove, e in che misura. « Tubo flessibile idraulico della benna strappato, perdita d’olio » è una riserva. « Macchina rovinata » non lo è.

Dalla riserva alla trattenuta sulla cauzione

Un cliente accetta molto meglio una trattenuta che capisce. Tre principi evitano la maggior parte delle contestazioni :

1. Quantificare su documenti : la riparazione, con i suoi ricambi, le sue ore e la vostra tariffa oraria. Un importo forfettario « per danneggiamento » è contestabile ; un ordine di riparazione dettagliato lo è molto meno.
2. Distinguere l’usura dal danno : cingoli che si usurano normalmente, pneumatici che perdono gomma rientrano nel costo d’uso, già nella vostra tariffa. Una rampa deformata o un cavo strappato, no. Scrivete il confine nelle vostre condizioni generali.
3. Proporzionare : la trattenuta non supera il costo reale, e la cauzione è restituita per il resto senza attendere. Se la riparazione non è finita, dite che l’importo è una stima.

In caso di disaccordo, è la qualità della prova a decidere : il verbale di consegna firmato, le foto datate dei due momenti, il dettaglio della riparazione. Le vostre condizioni generali devono prevedere la cauzione, il suo uso e il termine di restituzione. Questi consigli sono pratici ; per la redazione delle vostre condizioni, rivolgetevi al vostro legale.

Che cosa fanno i noleggiatori organizzati

• Nessuna bolla di uscita senza verbale di consegna : la macchina non lascia il deposito senza constatazione.
• Una griglia per famiglia di macchina, per rilevare solo ciò che ha senso : un contaore su una piattaforma, i chilometri su un furgone, niente su un rimorchio portabagagli.
• Una riserva alla riconsegna che va direttamente in officina, senza reinserimento.
• Una cauzione restituita per ultima, dopo il controllo di rientro e la fattura.

In Parko

Il modulo officina rileva lo stato alla consegna e alla riconsegna : contatore per le famiglie che ne hanno uno, in ore o in chilometri, carburante, numero di foto scattate, constatazione e riserva. Senza verbale di consegna, la bolla di uscita non si emette. Alla riconsegna, una riserva diventa con un clic un ordine di riparazione, con tecnico, ricambi e ore, che può fermare la macchina. Alla restituzione della cauzione, il software propone una trattenuta calcolata dagli ordini riaddebitabili, con un tetto pari all’importo della cauzione e modificabile ; un ordine ancora aperto è segnalato come una stima. Le foto in sé non sono ospitate nel software : ne conserva il numero, perché si sappia se ne manca qualcuna.

Il funzionamento per settore è dettagliato sulle pagine piattaforme aeree e sollevatori, sollevatori telescopici e macchine edili. I prezzi sono per azienda, officina compresa a partire dalla formula Parcoo.